ITトータルソリューション&サービス NJC 日本事務器株式会社

医療法人財団博仁会 キナシ大林病院 様

新たな健診システムの導入を機会に、業務の品質向上と効率化、さらには経営環境のへんかへと柔軟に対応できるシステムを構築することをめざしました。

 

医療法人財団博仁会 キナシ大林病院様(以下、キナシ大林病院様)では、幅広い健診業務をトータルにサポートする総合健康管理システム「CARNAS」を導入。健診業務の効率化を実現しました。導入の経緯と効果について詳しく伺いました。

医療法人財団博仁会 キナシ大林病院 様 ロゴ

お客様プロフィール

1750年に鬼無村(現、香川県高松市)に開業以来、約270年にわたり地域の医療を支え続けているキナシ大林病院様。現在は、腎臓病や透析療法はもとより、諸々の合併症の治療、急性期医療、各領域慢性医療などへ、積極的に取り組んでいる。
同院では、人間ドックを1982年に設立。公益社団法人日本人間ドック学会の定める人間ドック健診施設の機能評価認定施設であり、瀬戸内海を望むくつろげる施設として人気が高く、さらに人間ドック健診専門医制度の研修施設でもある。年間の受診者数は、一日ドックが約4,000人、二日ドックは約800人、一般・脳健診約500人となり、リピーターが約8割を占め、香川県外からの受診者も多いという。
健康づくりのきっかけの場として、受診者全員に当日詳しく結果説明を実施し、必要な場合には管理栄養士による説明も実施。精査の必要な受診者には紹介状を用意し、フォローアップも受診6か月後に実施している。

業務を自動化し、変化へ柔軟に対応できる環境を目指して健診システムを刷新

健診システムを入れ替えた経緯について教えてください。

10年近く使用してきた旧健診システムの保守切れが迫っており、動作保証やサポートを受けられなくなることが、新たなシステムの導入を検討するきっかけとなりました。

しかし、単にシステムを入れ替えるのではなく、新たな健診システムの導入を機会に、さらなる「健診業務の品質向上と効率化」を実現すると同時に、「経営環境の変化へ柔軟に対応できるシステム」を構築することをめざし、選定・導入に臨みました。

では最初に、「健診業務の品質向上と効率化」という点について、詳しく教えてください。

旧システムを導入したとき、それまでと比べれば作業環境は改善されました。しかし、手作業で対応しなければならない部分も数多く残っており、「半自動」といってもいい状態でした。

そのため、健診結果の判定に関しても、判定文の作成・報告書の作成に時間がかかり、医師によって判定文にばらつきが出てしまうような場面も見られました。

堀川氏

「単にシステムを入れ替えるのではなく、さらなる業務の品質向上と効率化をめざし、システムの刷新に臨みました」(堀川氏)

また、健診スケジュールの管理や請求関連業務といった事務方の作業に関しても、データを転記したり、手作業で加工し直したりする必要があったため、手間と時間がかかりミスが発生しかねない状況でした。

このような状況を改善し、できるだけ健診システム内で作業が完結し、人手を介さない「自動化」による、業務の品質向上と効率化を実現したいと考えました。

では、「経営環境の変化に柔軟に対応できるシステム」について、詳しく教えてください。

旧システムでは、判定ロジックの変更や出力帳票のレイアウトの変更など、細かなシステムの修正を都度、サポートベンダーに依頼しなければならず、手間と時間とコストがかかりました。しかも、要望によっては追加や変更ができないこともありました。そのため、思ったように業務の効率化や精緻化を図ることができず、運用や人手による対応で、カバーせざるを得ませんでした。

判定基準や項目の変更は頻繁に発生しますし、旧システムの導入は特定健康診査(特定健診)が開始される前だったので、特定健診用のデータは別のシステムに入力し直さなければなりませんでした。

また長期的に見れば、従来の健診は病気の早期発見・早期治療を目的としていましたが、現在、健康診断のあり方は「病気にならないための健康診断」という「予防医学」の考え方に変わってきています。そのため、細かい帳票の項目調整や判定基準の微調整はもちろん、大きな環境の変化へも柔軟に対応できる環境を実現したいと考えていました。

ベンダーに依存せずカスタマイズができることなど、5つの要件項目でシステムを選定

新しく導入する健診システムを選定したときの要件を教えてください。

主に「(1)基本機能」、「(2)使い勝手」、「(3)カスタマイズ」、「(4)データの移行」、「(5)サポート体制」という5つの要件項目を用いて、複数の健診システムを比較検討しました。詳細は、次の通りです。

(1)基本機能
予約から判定(自動判定で判定文まで作成)、結果表出力、請求、フォローアップまで、特定健診も含め、一連の健診業務を網羅しており、できるだけ手作業が発生せず、業務をどこまで「自動化」できるかを見極めたいと考えていました。

(2)使い勝手
いくら優れた機能を搭載していても、システムを使いこなせなければ意味がないので、使い勝手の良さも重要な要件でした。

北條 氏

「使い勝手の良さも重要視しました」(北條氏)

(3)カスタマイズ
判定基準や判定文、出力帳票の変更などは、ベンダーやメーカーに依頼せず、ある程度、健診部のスタッフで対応できるシステムを採用したいと考えていました。

(4)データの移行
機能評価を受けた施設は、結果報告書に過去2回分の数値等を表示する必要があり、すべての過去データを反映できる様にしたかったので、旧システムのデータを移行してもらえることも必須要件でした。

(5)サポート体制
システムが順調に稼動しなくなった場合、迅速に対応してもらえること。さらには、部内のスタッフがカスタマイズをスムーズに行えるよう、初期導入時に、しっかり初期導入教育をしてもらえるかどうかも重要なポイントでした。

判定基準や帳票を部内スタッフで設定・変更できるCARNAS を選択

CARNAS を選択した理由を教えてください。

健診は業務内容が確立されているということもあり、正直なところ、比較検討した各社のシステムの表面的な機能に大きな差異は見られませんでした。データ移行などを考えれば、旧システムをバージョンアップするという選択肢もありましたが、選定要件をベースに総合的に判断し、自分たちでシステムを使いこなし、医師やスタッフの作業負荷をどのくらい軽減できるかという点を考慮し、最終的にCARNAS を採用することにしました。

具体的な選定ポイントは次の通りです。

  • 直感的に操作できるので、使い勝手が良い。
  • 一連の健診業務が流れに沿って網羅されており、検査の進行状況を視覚的に把握できる。
  • 帳票をMicrosoft Excel で作成できるので、設計や修正の自由度が高い。
  • 検査データの受け入れや結果判定を判定文まで完全自動化でき、判定基準や判定文を医師が設定・変更できる。
  • 迅速で丁寧なサポートが期待できる。

「迅速で丁寧なサポート」については、どのように評価したのでしょうか。

当院における電子カルテの導入(2009年)は、日本事務器に依頼しました。導入時・導入後のサポートの様子や、今回の提案時の対応、他メーカーのシステムにもかかわらずデータの移行を約束してくれたことなども踏まえて判断しました。

マイメニュー画面(サンプル)

マイメニュー画面(サンプル例)

業務の自動化・効率化が促進され、業務全体がスムーズに

CARNAS の導入効果について教えてください。

手作業で対応しなければならない業務が大幅に削減され、業務全体がスムーズになりました。また同時に、システムや帳票の設定が部内で対応できるようになったため、理想的な業務環境を整備できる基盤が整いました。

また、スタッフの残業時間も新システム導入前と比べ半減されています。

具体的にどのような所が改善されたため、「スタッフの残業時間も新システム導入前と比べ半減」されたのでしょうか。

たとえば、判定作業は自動化され判定文まで出力されるようになり、医師による修正作業時間を大幅に短縮できたことから、1日あたりの受診制限数を増やすことができ、残業時間も新システムの導入前と比べ半減されました。

しかも、判定基準や判定文も、定期的に自分たちで見直すことができ、判定内容の統一化や精度向上といった効果もありました。

また、請求業務では、加工・修正といった作業から解放され、簡単な操作で請求書を一括出力できるようになりました。しかも、帳票を自由に作成・修正できるようになったので、新しく報告書を作成したり、請求書を分割したりするといった対応も、容易にできるようになりました。

そのほか、予約状況が視覚的に確認できるようになりスケジュール調整業務が効率化されたり、健診の進捗状況が確実に把握できるので検査項目漏れなどのミスも確実に防げるようになりました。

受診者や取引先への対応で変わったことなどはありましたか。

個人票や検査項目票、各種報告書などが、きれいでわかりやすくなったと言われるようになりました。

予約状況画面(サンプル例)

予約状況画面(サンプル例)

今後の展開と日本事務器への期待

今後の展開予定などがあれば教えてください。

自分たちで設定を変更できるので、業務改善や帳票項目の追加などを図りながら、予約登録の完全システム化など、さらなる効率化に取り組んでいきたいと考えています。

また、病院外来の健診や特定健診、職員健診などにもCARNAS の適用を検討していきたいと考えています。

日本事務器への評価をお願いします。

システムの設定をベンダー任せにせず、自分たちでできるようにするために、導入時に大きな負荷もかかりましたが、日本事務器の丁寧で的確なサポートを受けられたので、半年という短い準備期間で初期導入作業を完了することができました。

また、無理難題も持ちかけたと思いますが、相談をしてできないと言われたことはなく、現時点では、ほぼ希望通りの環境を実現することができました。各担当者の方には深く感謝しています。

キナシ大林病院様にてCARNAS を操作する様子

キナシ大林病院様にてCARNAS を操作する様子

最後に、要望や期待などがあればお聞かせください。

CARNAS を導入した効果をさらに高めるためにも、公益社団法人日本人間ドック学会や人間ドック・健診施設機能評価からの修正や勧告などがあれば、迅速にシステムに反映してもらうと同時に、そのような情報の提供や共有にも期待しています。

医療法人財団博仁会 キナシ大林病院 様

所在地 香川県高松市鬼無町藤井435-1
開設 1750年
診療科 内科、腎臓内科、人工透析内科、循環器内科、糖尿病内科、消化器内科、呼吸器内科、神経内科、心療内科、放射線科、放射線診断科、外科、整形外科、泌尿器科、脳神経外科、消化器外科、眼科、リハビリテーション科、麻酔科、形成外科
病床数 一般 254床
URL http://www.obayashihp.or.jp/
  • 取材日時 2013年12月
  • 記載の担当部署は、取材時の組織名です。



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